Beter time managen op kantoor? Hierbij 3 tips!

Heb jij hulp nodig bij time management binnen jouw bedrijf? Lees dan onze tips om te weten hoe je dit kunt doen.

Plan vooruit

Zorg dat jouw medewerkers niet pas op de dag zelf een planning maken voor die dag. Plan het liefste taken een week vooruit. Dit kan met pen en papier, maar er is ook een eindeloos aanbod aan digitale tools die vaak ook inzicht bieden in hoeveel uur er voor een taak nodig is en dus hoeveel taken er per dag kunnen worden uitgevoerd.

Stel prioriteiten op

Verdeel te taken in een aantal verschillende categorieën van prioriteit. Dit geeft de medewerker direct duidelijk inzicht in wat voorrang heeft. Categorieën zouden kunnen zijn:

1. Urgent priority: Urgent priority betekend dat er meteen begonnen moet worden aan die taak en dat deze vandaag nog afgerond moet worden.
2. High priority: Heeft een taak deze prioriteit? Begin dan zo snel mogelijk na het afronden van een urgente taak aan deze. Ook hierbij is het van belang dat deze vandaag af wordt gerond.
3. Normal priority: Deze taak staat onderaan het prioriteitenlijstje. In de meeste gevallen is het niet een al te groot probleem als deze taak niet op dezelfde dag wordt volbracht.

Wees hierbij wel realistisch: een taak die morgen af moet zijn, kan niet dezelfde prioriteit hebben als een taak die volgende week af moet zijn. Zeker niet wanneer ze ongeveer evenveel tijd in beslag nemen, bijvoorbeeld het schrijven van een blog. Digitale tools beschikken vaak over de mogelijkheid om een bepaalde urgentie toe te voegen aan een taak.

Uren registratie personeel

Urenregistratie medewerkers geeft inzicht in hoeveel uur jouw medewerkers daadwerkelijk hebben besteed aan een taak. Het voelt misschien als controleren en kan leiden tot weerstand. Leg bij introductie of het overwegen van urenregistratie van de medewerkers duidelijk uit wat de voordelen voor hun zijn. Denk hierbij aan inzicht vergaren waar ontwikkeling nodig is.