Veel bedrijven gebruiken vaak Excel tabellen om de urenstaat bij te houden dit wordt naarmate het bedrijf groeit een eigen baan, echter deze handmatige urenstaat is iets dat niet meer van deze tijd is. Door Excel te gebruiken moet de urenstaat handmatig bijgehouden worden en dit kan wel eens zorgen voor fouten. Daarbovenop verlies je eigenlijk een hele functie door iemand hiervoor in te huren, een salaris dat beter is besteed aan een extra medewerker.

De nadelen van een Excel Urenstaat

Een Excel urenstaat is wellicht handig voor kleine bedrijven of een eenmanszaak echter je raakt snel het overzicht kwijt. Vooral als je veel verschillende projecten hebt lopen is het al snel gebeurt dat je iets bij een fout project invult of dat je helemaal niet meer weet waar je aan het werken was.

Verder is werken in een Excel bestand verre van flexibel. Niet alleen binnen het document maar ook buiten het project. Door maar met een bestand te werken kan alleen een iemand tegelijkertijd aanpassingen maken. Dit is nog wel te doen mocht je 4 werknemers hebben maar probeer maar eens de tijden van 400 mensen in je eentje te verwerken. Ook mocht je dit document ooit kwijtraken of een probleem hebben met je computer en je niet regelmatig back-ups maakt kan dit ernstig roet in het eten gooien

Daarbovenop is het belangrijk om altijd je urenstaat bij te houden voor je belastingen aangezien je per uur belasting betaald

De voordelen van een urenstaat app

Een urenstaat app zoals die van Keeping echter zorgt voor meer flexibiliteit en minder fouten. Aangezien de fouten die worden gemaakt bij een urenstaat in Excel vaak stammen uit het feit dat deze uren achteraf worden ingevuld. Een app zoals Keeping zorgt ervoor dat je flexibel je uren kan bijhouden en mocht het nodig zijn nog steeds achteraf deze aan te passen. Verder heb je geen centraal persoon meer nodig die alles voor je bijhoudt aangezien iedereen zelf hun uren kunnen bijhouden. Om dit te controleren vergt dit weinig extra tijd dus je hebt ook niet meer een toegewijde werknemer hiervoor nodig.