Voorkom datalekken in uw bedrijf met deze mooie opties!

Door data te verzamelen, ben je als bedrijf gevoelig voor het wegvloeien van informatie en om dit soort situaties te vermijden, schrijven we in deze blog vier 4 uiteenlopende manieren.

Professionals inschakelen voor het beste resultaat

Na een tijd heb je een behoorlijke database opgebouwd die steeds meer ruimte inneemt, daarom is het slim om een IT Bedrijf te benaderen om de datavernietiging te regelen voor een deel van het datanetwerk, zo blijf in je controle over de kennisstroom. Je maakt het daarnaast gemakkelijker voor een IT Bedrijf, zoals CTC IT Solutions, om de dataverwijdering te voltooien door zelf stappen te ondernemen. Hiervoor zijn deze 3 opties het effectiefst waarmee je bovendien direct kunt beginnen, hierdoor raakt het proces in de perfecte stroming.

Verzamel geen data die je niet zelf gebruikt

Stel, je neemt elke dag een voorwerp mee naar huis dat je tijdens een wandeling spot, zo is je huis binnen de kortste keren gevuld met spullen waar je vervolgens nooit meer naar omkijkt. Toch zijn organisaties er goed om overbodige zaken te bewaren op een digitale plek, zoals verlopen afspraken, herinnering van een collega of een bon van een lunch. Stel jezelf de vraag: heb ik deze gegevens over 5 jaar nodig? Als het antwoord ja is, leg je het in de opslagplek, je zult zien dat weinig zaken zo’n urgentie met zich meedragen.

Plan meerdere schoonmaakbeurten

Door een aantal keren per jaar de bezem door je feitenbron te halen, wordt de klus over dataverwijdering sneller en eenvoudiger, het team waaraan je het uitbesteedt kan sneller de opdracht afronden en stuurt daardoor een factuur met een lagere prijs voor jou. Tevens bewaak je hiermee een overzicht omdat je vraagstukken aantreft waardoor je werkt aan een ordening om de ontwikkelingen in goede banen te leiden, met andere woorden: je frist zowel je eigen als het geheugen van de onderneming op om bijvoorbeeld afscheid te nemen van afgesloten dossiers.

Streef naar een centrale plek voor dataopslag

Wellicht de belangrijkste regel om datavernietiging succesvol uit te voeren: het samenbrengen van mappen op een locatie, dit kent de volgende voordelen: onbelangrijke zaken scheiden van de aangelegenheden die de hoogste prioriteit vormen, beter de verzameling aan feiten opfrissen en geen overige stations die vergeten kunnen worden op de lange termijn.

Het is essentieel om het middelpunt zichtbaar te maken door onder andere een bord erbij te plaatsen met daarop de tekst: alles wat een grote waarde telt moet je hier afleveren, verder helpt het ook om het nut van deze handeling te bespreken op de werkvloer, hierom snapt iedere werknemer de kracht van een informatiestuk opbergen in een bewarend systeem.