Wat zorgt ervoor dat een locatie een goede vergaderlocatie is?

Bij het organiseren van een conferentie zijn er veel elementen waarmee je rekening moet houden. Het zoeken naar de perfecte locatie voor je volgende conferentie kan lastig zijn, en het is belangrijk dat je de voor- en nadelen van elke locatie zorgvuldig afweegt voordat je beslist waar je je budget aan wilt besteden. Daarom in dit blog een aantal tips om je te helpen bij het kiezen van je juiste vergaderlocatie. Misschien ook eens kijken op vonk360.nl? Zodat je al een indruk krijgt of deze locatie bij jouw wensen past?

Hoe ziet volgens jou een succesvolle conferentie eruit?

Stel je je dan voor dat je gasten zich vrolijk mengen en enthousiast babbelen in een ruime ontspanningsruimte? De beste conferenties hebben ook een geweldige akoestiek en videodisplays, met boeiende sprekers die zorgen voor overvolle sessies en super geëngageerde gasten. Als je een regelmatig conferentieschema hebt, zijn terugkerende bezoekers een must. Bovenaan de agenda staat zeker het organiseren van een succesvolle, opwindende conferentie die de deelnemers in staat stelt zoveel mogelijk uit het evenement te halen.

De locatie is het eerste om rekening mee te houden

Als je deelnemers hebt die van ver moeten komen, loont het de moeite om voor een centraal gelegen locatie te kiezen. Zo vermijdt je problemen met de bereikbaarheid en is het voor de gasten gemakkelijker om het evenement bij te wonen. Er is niets erger dan gasten die problemen ondervinden met het parkeren van hun auto. De ideale locatie ligt dicht bij uitstekende vervoersverbindingen en biedt voldoende parkeergelegenheid.

Als gasten een lange afstand moeten afleggen om de locatie te bereiken, is het gemak van de locatie bijzonder belangrijk. Als de conferentie over een paar dagen wordt gehouden, is het fijn om ook een slaapplek dicht in de buurt te hebben. Zoals je kan zien op vonk360.nl ligt Hotel van der Valk op loopafstand van de evenementenlocatie.

Overweeg de stijl van de locatie

Gasten aantrekken met een fantastische locatie is een geweldige tactiek bij het plannen van een conferentie. Hoewel de sprekers en de inhoud van cruciaal belang zijn voor het succes van het evenement, zal een interessante of eigenzinnige locatie ook bijdragen tot de aantrekkingskracht van de conferentie. Je leest op vonk360.nl of deze locatie interessant en/of eigenzinnig genoeg is voor het te plannen evenement.

Denk aan de ruimte en indeling van de locatie

Wanneer je de ideale congreslocatie overweegt, zorg er dan voor dat je goed rondkijkt voordat je daadwerkelijk boekt. Neem de tijd om te bedenken hoe de locatie past bij het evenement dat plaatsvindt.

Denk aan:

• Hoe de indeling zal werken met het verwachte aantal gasten.
• Hoe de belangrijkste ruimten eruit zullen zien wanneer ze vol zitten met de gasten. Voorkom vervolgens eventuele obstakels.
• Hoe de locatie zal omgaan met het inchecken en het helpen van de stroom van deelnemers.
• Welke soorten lay-outs zijn mogelijk binnen de zaal.

Heeft de locatie technische ondersteuning?

Bij elke conferentie is technologie van groot belang. Zorg er dus voor dat de evenementenlocatie technologisch is uitgerust. Bijvoorbeeld:

• Zorg ervoor dat er een betrouwbare (en snelle) WiFi-verbinding is en de mogelijkheid voor extra hotspots
• Zorg ervoor dat er een groot aantal aansluitingspunten zijn.
• Controleer of de locatie een back-up heeft voor het geval de stroom uitvalt.
• Vraag of de locatie beschikt over een hoog niveau van technische apparatuur en goede technische ondersteuning voor evenementen.
• Informeer naar de presentatiemogelijkheden op de locatie.
• Controleer de schermmogelijkheden (groot, klein, enz.)

Zoek naar een intern team dat bereid is om met je samen te werken in elke fase van je evenement.

Bovenal moet je op zoek gaan naar een locatie die meegaand en enthousiast is, met een bekwaam, professioneel en efficiënt team.