Een evenement in open lucht organiseren

Je gaat een evenement in open lucht organiseren? Opgelet, want outdoor events hebben een paar unieke uitdagingen die je bij een indoor variant niet tegenkomt. Lees daarom onze tips om alles vlot te laten verlopen.

1) Vergunningen

Voor bepaalde locaties heb je een vergunning nodig als je een evenement in open lucht wil organiseren. Heb je die niet, dan loop je het risico dat alles wordt stilgelegd door de politie. Informeer jezelf dus bij je stad of gemeente omtrent de juiste vergunningen.

2) Regenbescherming

Het weer is altijd onvoorspelbaar. Natuurlijk wil je niet dat de regen een spelbreker vormt. Voorzie daarom de nodige regenbescherming. Je kan bijvoorbeeld een grote festivaltent huren, of meerdere kleine tenten combineren – afhankelijk van het type evenement dat je organiseert. Tensten zijn ook handig als het erg warm is, omdat ze dan de nodige schaduw voorzien. 

3) Sanitair

Bij evenementen in feestzalen en andere overdekte locaties is er meestal wel voldoende sanitair aanwezig. Bij een evenement in open lucht ligt dat anders. Daar heb je waarschijnlijk toiletwagens of toiletcabines nodig. Die zijn gelukkig verkrijgbaar in allerlei formaten en stijlen. Voor een erg chic evenement kan je bijvoorbeeld een luxueuze toiletwagen huren met een verfijnde afwerking. 

4) Elektriciteit

De elekriciteitsvoorziening is ook iets om over na te denken. Indien het evenement plaatsvindt in de buurt van een gebouw of de openbare weg, kan je waarschijnlijk wel ergens een aansluiting vinden. Voor andere locaties, bijvoorbeeld een weide, moet je misschien een verplaatsbare stroomgenerator huren. 

5) AV-materiaal

Voor heel wat evenementen in open lucht heb je audio- en/of videomateriaal nodig. Hier is opnieuw een goede regenbescherming van belang. Houd ook rekening met de geldende geluidsnormen om geen overlast te veroorzaken voor eventuele buren.

6) Wandelpaden

Het kan nuttig zijn om verharde wandelpaden te voorzien. Denk bijvoorbeeld aan een formeel event in een grasland waar dames met hoge hakken aanwezig zijn. Zonder wandelpaden zouden ze in het gras zinken. Daarnaast zijn verharde oprijplaten nuttig voor parkings. 

7) Verlichting

Vindt het evenement ‘s avonds of ‘s nachts plaats? Dan mag verlichting niet ontbreken. Er zijn verschillende mogelijkheden: lichtslingers, spots, ledstralers, vuurfakkels, enz. Houd ook rekening met de verlichting tijdens de opmaak van het elektriciteitsplan.